মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ফাইল মেনু এবং এর অপশনসমূহ। পর্ব-০১

ফাইল মেন্যু (File Menu)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের প্রথম মেনু হচ্ছে ফাইল (File) মেনু। এই মেনুর সাহায্যে ডকুমেন্ট এর লেখা সংরক্ষণ (সেভ) করা, সাম্প্রতিক তৈরি করা ফাইল দেখা, ক্লোজ করা, প্রিন্ট প্রিভিউ দেখা, নতুন ফাইল তৈরি করা, পূর্বের সেভ করা ফাইল ওপেন করা, ডকুমেন্টের পেজের সাইজ, মার্জিন নির্ধারণ করা, প্রিন্ট করা ইত্যাদি কাজ করা হয়ে থাকে।আমরা ধারাবাহিক ভাবে ফাইল মেন্যুর সাব মেন্যুগুলোর কাজ সম্পর্কে জানবো।

 মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ২০১০/২০১৩/২০১৬ চালু করার পরে আমাদের সামনে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।
 Blank document/খালি ক্লিক করলে একটি উইন্ডো ওপেন হবে। এ উইন্ডোর উপরের বাম দিকের কোনাই File লেখাটিই হলো File মেনু। এ File ক্লিক করলে যে অপশনগুলো পাওয়া যায় সে  ‍গুলো চিত্রে দেখানো হলো।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ফাইল মেনু

1. Info: উক্ত অপশনের সাহায্যে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড টিউটরিয়াল সম্পর্কে বিভিন্ন তথ্য জানতে পারবে।

2. New: (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+N) মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে নতুন ডকুমেন্ট নেবার দরকার হলে তবে File এ ক্লিক দিয়ে সাব মেনু থেকে New এ ক্লিক একটি ডায়ালগ বক্স আসবে সেখানে Blank document এ ক্লিক দিলেই নতুন একটি নতুন ডকুমেন্ট নিয়ে নিতে পারবেন।

3. Open: (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+O) আগের Save করা কোন ফাইলকে ডেস্কটপ/ল্যাপটপ স্ক্রীনে আনতে এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার হয়। 

মনে করি আপনি এর আগে আরও অনেক কাজ করেছেন। সেই গুলো আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষণ (save)করা আছে, এখন আপনি অন্য একটি ফাইলে কাজ করছেন। এই মুহুত্রে আপনার আগের কোনো একটা ফাইল ওপেন করা প্রয়োজন।

প্রথমে File থেকে Open এ ক্লিক করলে একটি ডায়ালগবক্স আসবে। এখান থেকে আমাদের Save করা ফাইল দেখাবে যেই ফাইল ওপেন করা প্রয়োজন সিলেক্ট করে, Open কমান্ড বাটনে ক্লিক করলে Save করা ফাইলটি পর্দায় ওপেন হবে।

4. Save (কী বোর্ড শর্ট কাট কী: Ctrl+S): ডকুমেন্টকে সংরক্ষণ করতে এখানে ক্লিক করতে হয়।কোন ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে হলে File এক্লিক করতে হবে তারপর Save এ ক্লিক করতে হবে অথবা কী বোর্ড থেকে শর্ট কাট কী Ctrl চেপে রেখে S চাপতে হবে।

5.  SaveAs (কী বোর্ড শর্ট কাট কী F12): উপরোক্ত নিয়মে সেভ করা ফাইলটি অন্য আরেকটি নামে সেভ করার জন্য Save As সাবমেন্যু ব্যবহার হয়। এর মাধ্যমে কোনো ডকুমেন্টকে অপরিবতিত রেখে নতুন নামে সংরক্ষণ করা যায়। অথ্যাৎ আমরা কোন ফাইল নিয়ে কাজ করলে তার একটি প্রতিলিপি বা কপি তৈরি হয় যা দিয়ে কাজ করি। এতে মূল ফাইলটি অক্ষত থাকে। এই প্রক্রিয়াটি সেভ করার মতই। শুধুমাত্র এতে ফাইলটির আরেকটি কপি তৈরি হয়।

6. Page Setup (কী বোর্ড শর্ট কাট কী: Alt+P)

কোন ডকুমেন্টে লেখা শুরু করলে প্রথমেই Page Setup করে নিতে হয়।

Page Setup থেকে আমরা তিন ধরনের কাজ করে থাকি।

* মার্জিন: ডকুমেন্টের চারপাশে থাকা ফাকা জায়গাকে বলে মার্জিন।

এই কাজের জন্য প্রথমে File থেকে Page Setup এ যেতে হবে। তারপর প্রথমের Margins ট্যাবের Top, Bottom, Left, Right ইঞ্চিতে ফাকা জায়গার পরিমাণ টাইপ করতে হবে।

* ওরিয়েন্টেশন: ডকুমেন্টটি আড়াআড়ি কিংবা লম্বালম্বি হবে তা নির্ধারণ করা।

{এখানে Portrait (পোর্টরেইট) মানে হলো পেজটি লম্বালম্বি হবে এবং Landscape (ল্যান্ডস্কেইপ) মানে হলো পেজটি আড়াআড়ি হবে।}

* পেপার সাইজ: কোন সাইজে ডকুমেন্টটি প্রিন্ট হবে তা নির্ধারণ করা।

এরপর Paper অপশনে গিয়ে পেজের সাইজ নির্ধারণ করতে হবে। কম্পিউটারে সাধারণত দুই ধরণের পেপার প্রিন্ট করা হয়। একটি হল A4 এবং অন্যটি Legal, এখানে আপনার পছন্দ পেজটি সিলেক্ট করে দিতে হবে।

6. Print (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+P): কাজ শেষে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টের লেখা প্রিন্ট করতে হলে এই সাব মেন্যুর ব্যবহার হয়। মনে করেন আপনি আপনার জীবন বিত্তান্ত/CV  তৈরি করেছেন এবং সেটা প্রিন্ট দেওয়া প্রয়োজন। তা হলে ফাইল মেনুতে এসে এখানে ক্লিক করে প্রিন্ট দিতে হবে তবে খেয়ালরাখতে হবে প্রিন্ট দিতে হলে কম্পিউটারে অবশ্যই প্রিন্টার

সফটওয়্যার ইনস্টল থাকতে হবে এবং কম্পিউটারের সাথে ডাটা কেবল দিয়ে প্রিন্টারটি সংযুক্তথাকতে হবে, এরপর প্রিন্টারটি অন করুন। File থেকে Print এ ক্লিক করুন। একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।এখান থেকে উপরে Printer Name বক্সথেকে যে প্রিন্টারে প্রিন্ট করবেন তা সিলেক্ট করতে হবে 
তারপর Page Range থেকে All নির্বাচন করুন যদি ডকুমেন্টের সব পেজ প্রিন্ট করতে চান,
অথবা Current Page নির্বাচন করুন যদি যে পেজে কার্সর আসে সে পেজ প্রিন্ট করতে চান,
অথবা Pages এ পৃষ্ঠা নম্বর দিন যেগুলো প্রিন্ট করতেচান। এখানে যদি আমি 1-5 এই রকম দেই
তাহলে ১ থেকে ৫ নং পৃষ্ঠা পর্যন্ত প্রিন্ট হবে, এরপর Copies বক্স থেকে আপনি কত কপি প্রিন্ট চান তা টাইপকরে দিন। তারপর সবশেষে OK তে ক্লিক করলে প্রিন্ট শুরু হবে। 

7. Close : খোলা কোন ডকুমেন্ট বন্ধ করতে File এ ক্লিক দিয়ে এই সাব মেনু থেকে Close এ ক্লিক দিলে ডকুমেন্ট সেভ না থাকলে নিচে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে এখান থেকে ফাইল টি সেভ করতে চাইলে Yes সেভ করতে না চাইলে No আর ডকুমেন্ট বন্ধ করতে না চাইলে Cancel ক্লিক করতে হবে।

8. Help: এই সাব মেনুর সাহায্যে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড বিষয়ে আপনার কোন কিছু সাহায্যের প্রয়োজন হলে অপশনটি ব্যবহার করে অনায়াসে সমস্যার সমাধান করতে পারবেন। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (Microsoft Word)

 Bangla Computer School IT-Vander

9. Options: এই সাব মেনুটি অত্যন্ত প্রয়োজনীয়। কেননা আপনি ডকুমেন্টের প্রয়োজনীয় সেটিং এখান থেকে ঠিক করতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়- ডকুমেন্টে টেক্সট বাউন্ডারী থাকবে কি থাকবে না, স্ক্রীনে স্কেল শো করবে কি করবে না, টুলবারের ধরন কি হবে ইত্যাদি উক্ত সাব মেনু থেকে নিয়ন্ত্রণ করা যায়।